Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

ORDO Platforms GmbH
Rathausstraße 21/10B, 1010 Wien, Österreich
E-Mail: datenschutz@ordo-platforms.com Postfach einrichten

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO nicht zu bestellen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse oder postalisch an die Geschäftsanschrift.

2. Grundsätze

• Diese Website setzt keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbenetzwerke ein.
• Schriften, Grafiken und Skripte werden von derselben Adresse wie die Website über unseren Hosting-Anbieter ausgeliefert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern von Inhalten aufgebaut.
• Daten, die Kunden in die Plattform Ordo Fundus einbringen, gehören den Kunden. Wir verarbeiten sie nach deren Weisung, verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht an Dritte weiter. Für eigene Zwecke bilden wir daraus nur anonymisierte Kennzahlen, die weder auf einen Kunden noch auf eine Person rückführbar sind.
• Datenhaltung und Serverfunktionen laufen in Rechenzentren in der Europäischen Union.

3. Besuch der Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch bedingt folgende Daten an unseren Hosting-Anbieter: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten werden zur Auslieferung der Seite, zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse in Protokollen gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, spätestens nach 30 Tagen.

Hosting

Die Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, betrieben (Datenschutzkontakt in der EU: c/o EDPO, Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brüssel, Belgien). Serverfunktionen laufen in der Region Frankfurt am Main. Statische Inhalte liefert Vercel über sein Netzwerk vom jeweils nächstgelegenen Standort aus; für Besucher aus der Europäischen Union ist das eine europäische Region. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Näheres zur Übermittlung in Drittländer finden Sie in Abschnitt 7.

Verlinkte Demo-Umgebung

Von dieser Website ist eine mit Zugangscode geschützte Demo der Plattform mit fiktiven Beispieldaten verlinkt. Verantwortlich für die Demo ist ORDO Platforms GmbH bzw. Elias Müller als Inhaber der Domain eliasmueller.at - klären. Beim Zugang wird ein technisch notwendiges Cookie (ordo_zugang, Gültigkeit 30 Tage) gesetzt; Eingaben werden nur im Browser gespeichert. In der Demo hochgeladene Fotos und Texte werden einmalig an die in Abschnitt 6 genannten KI-Dienste übermittelt und von uns nicht dauerhaft gespeichert. Bitte laden Sie dort keine echten Skripte und keine Fotos Dritter hoch.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, Organisation, die von Ihnen gewählte Zuordnung (Kostümfundus oder Verleih, Theater, Oper oder Bühne, Filmproduktion oder Kostümbild, etwas anderes), E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht. Wir verwenden sie ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, etwa zur Vereinbarung einer Demo oder zur Erstellung eines Angebots.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, soweit Sie für ein Unternehmen anfragen, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist für die Beantwortung erforderlich; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Anfragen werden nach Erledigung gelöscht, spätestens nach zwölf Monaten, sofern kein Vertrag zustande kommt. Wird ein Vertrag geschlossen, bewahren wir die Korrespondenz im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf (siehe Abschnitt 8).

Das Formular übermittelt Ihre Angaben über eine Serverfunktion unseres Hosting-Anbieters (Vercel, Rechenzentrum Frankfurt) per E-Mail an unser Postfach e.mueller@ordo-platforms.com. Auf dem Server verbleibt keine Kopie. Anbieter des Postfachs (Name, Sitz, Auftragsverarbeitungsvertrag) ergänzen, ebenso die Zeile in der Tabelle in Abschnitt 6.

5. Plattform Ordo Fundus

Die Plattform Ordo Fundus (Web-App sowie Apps für iPad, iPhone, Mac und Windows) richtet sich an Kostümfundi und Produktionen. Bei der Nutzung der Plattform verarbeiten wir Daten in zwei Rollen.

5.1 Wir als Verantwortlicher

Für Konto- und Vertragsdaten sind wir Verantwortlicher. Dazu gehören: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle und Berechtigungen, Anmeldezeitpunkte, Tarif, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie technische Protokolle der Nutzung (Zeitpunkt, Funktion, Gerät). Zweck ist die Bereitstellung des Kontos, die Abrechnung, die Sicherheit der Plattform und der Support. Die Bereitstellung der Konto- und Rechnungsdaten ist für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags erforderlich; ohne sie kann kein Konto eingerichtet werden.

Wird Ihr Nutzerkonto von Ihrer Organisation (unserem Kunden) angelegt, erhalten wir Ihren Namen und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse von dieser Organisation. Wir informieren Sie über diese Verarbeitung spätestens mit der Einladung zur Plattform durch einen Link auf diese Erklärung.

Die Plattform speichert auf Ihrem Endgerät technisch notwendige Daten: ein Sitzungs-Token für die Anmeldung sowie in den Apps die für die Offline-Nutzung nötigen Inhalte. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021); Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

Zugriffe auf Skripte, Maßprofile und Exporte werden in einem Zugriffsprotokoll mit Nutzer, Zeitpunkt und Aktion festgehalten. Dieses Protokoll ist für den Kunden als Projektinhaber einsehbar und wird zusammen mit dem Projekt gelöscht.

Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Weiterentwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.2 Wir als Auftragsverarbeiter

Inhalte, die Kunden in die Plattform einbringen, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlich für diese Inhalte ist der jeweilige Kunde. Dazu gehören insbesondere:

• Inventardaten eines Fundus: Exemplare, Fotos, Größen, Zustand, Standort, Reinigungs- und Verleihhistorie sowie Kontaktdaten von Kundinnen und Kunden des Fundus.
• Produktionsdaten: Skripte, Breakdowns (Figuren, Szenen, Looks), Anfragen und Nachrichten. Skripte und Breakdowns eines Projekts werden 90 Tage nach dem vom Kunden eingetragenen Projektende automatisch gelöscht, auf Wunsch des Kunden jederzeit sofort.
• Maßprofile: Körpermaße und Konfektionsgrößen von Darstellerinnen und Darstellern. Diese Daten sind personenbezogen. Die Plattform verlangt vor dem Anlegen eines Maßprofils die Bestätigung, dass die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt; der Kunde holt diese Einwilligung ein und dokumentiert sie. Maßprofile sind nur für berechtigte Personen des jeweiligen Projekts sichtbar und werden 90 Tage nach Projektende automatisch gelöscht, sofern der Kunde keine kürzere Frist einstellt.

5.3 KI-gestützte Funktionen

Die Plattform schlägt Kategorien, Farben, Epochen und Beschreibungstexte zu Fotos vor, erkennt mögliche Dubletten über Bildähnlichkeit und erstellt aus Skripten einen Entwurf des Kostüm-Breakdowns. Dafür werden die betreffenden Inhalte an einen KI-Dienst übermittelt und dort nur zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Wir setzen nur Dienste ein, die Eingaben nicht zum Training von Modellen verwenden und sie ausschließlich für kurze Zeit zur Missbrauchskontrolle protokollieren. Vor Veröffentlichung Vereinbarungen ohne Speicherung der Eingaben (Zero Data Retention) mit den eingesetzten Diensten einholen und diesen Satz dann entsprechend verschärfen. Jeder Vorschlag wird erst durch eine Bestätigung des Nutzers übernommen; es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Für die Anprobe-Vorschau lädt der Nutzer ein Foto einer Person hoch. Es wird einmalig an den in Abschnitt 6 genannten KI-Dienst übermittelt, bei uns nicht gespeichert und nach der Erzeugung des Vorschaubilds verworfen. Der Kunde stellt sicher, dass die abgebildete Person eingewilligt hat.

5.4 Sichtbarkeit im Katalog und bei Anfragen

Welche Exemplare eines Fundus für Produktionen sichtbar sind, steuert der Fundus selbst. Verfügbarkeit, Preis und Zustand eines Exemplars werden nur den Nutzern angezeigt, die der Fundus zugelassen hat. Maßprofile und Skripte einer Produktion sind für Fundi nicht einsehbar. Einzelne Szenentexte werden einem Fundus nur angezeigt, wenn die Produktion sie in einer Anfrage ausdrücklich freigibt.

Stellen Sie über die Plattform eine Anfrage oder beantworten Sie eine, erhält der jeweils andere Kunde (Fundus oder Produktion) Ihren Namen, Ihre Organisation und Ihre geschäftlichen Kontaktdaten sowie den Inhalt der Anfrage. Dieser Kunde ist für die weitere Verarbeitung selbst verantwortlich.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb benötigen und die vertraglich an unsere Weisungen gebunden sind (Art. 28 DSGVO). Innerhalb des Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe brauchen.

Behörden, Gerichten oder anderen Stellen übermitteln wir Daten nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

7. Übermittlung in Drittländer

Wir wählen für Datenhaltung und Serverfunktionen Standorte in der Europäischen Union. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder in Singapur, und die KI-Dienste verarbeiten Anfragen in den USA. Soweit dadurch eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet oder ein Zugriff aus einem Drittland möglich ist, stützen wir sie auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, bei Anbietern mit Sitz in den USA, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Kopien der Klauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

8. Speicherdauer

• Server-Protokolle: spätestens nach 30 Tagen.
• Anfragen ohne Vertragsabschluss: spätestens nach zwölf Monaten.
• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen (drei Jahre), soweit sie nicht als Teil der Buchungsunterlagen sieben Jahre aufzubewahren sind.
• Inhalte des Kunden: nach Vertragsende 30 Tage zum Export bereitgehalten, danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Skripte, Breakdowns und Maßprofile eines Projekts: 90 Tage nach dem vom Kunden eingetragenen Projektende, sofern der Kunde keine kürzere Frist wählt; auf Wunsch jederzeit sofort.
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen sowie Geschäftskorrespondenz: sieben Jahre gemäß § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) und § 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB).

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) zu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Kunde in die Plattform eingebracht hat (etwa ein Maßprofil), wenden Sie sich bitte zunächst an diesen Kunden. Wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail dsb@dsb.gv.at, dsb.gv.at.

10. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen (Abschnitte 3, 4 und 5.1). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Richten Sie den Widerspruch an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

11. Datensicherheit

Alle Verbindungen zur Website und zur Plattform sind mit TLS verschlüsselt. Nach Umstellung auf die Datenbank mit Row Level Security bestätigen: Zugriffe auf Kundendaten sind über Rollen und Berechtigungen auf Datenbankebene abgesichert, nicht nur in der Oberfläche. Nach Inbetriebnahme von Anmeldung und Datensicherung bestätigen: Daten werden regelmäßig gesichert, Sicherungen liegen in der Europäischen Union, Zugangsdaten werden nur als Hashwerte gespeichert.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar; Kunden der Plattform informieren wir über wesentliche Änderungen per E-Mail.